Studi Banding Pengelolaan Arsip pada DPAD DIY
Dalam rangka pengelolaan dalam bidang kearsipan, Pengurus Yayasan Badan Wakaf Universitas Islam Indonesia (PYBW UII) melaksanakan kegiatan Studi Banding ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Istimewa Yogyakarta (DPAD DIY) pada Selasa, 31 Januari 2023/9 Rajab 1444 H bertempat di ruang rapat kantor DPAD DIY.
Kegiatan Studi Banding bertujuan untuk menyempurnakan tata kelola kearsipan di lingkungan PYBW UII. Melalui sambutannya, Bendahara PYBW UII Suharto, S.E., M.Si. mengungkapkan bahwa kunjungan ini bertujuan untuk menjalin silaturahmi dan mempelajari lebih dalam mengenai pengelolaan kearsipan yang baik dan benar.
“Kami ingin lebih banyak belajar mengenai penataan arsip yang saat ini pengelolaan arsip menjadi kebutuhan yang sangat penting di Yayasan mengingat semakin banyaknya arsip yang ada dan akan semakin bertambah. Implikasi era digital terhadap kearsipan juga menjadi harapan kami untuk selalu update terkait perkembangan” ungkapnya.
Beliau menambahkan, saat ini kami sedang menyusun draft untuk peraturan kearsipan yang nantinya menjadi pedoman dan dengan ada studi banding ini dapat menambah insight baru untuk diterapkan dalam peraturan kami nantinya.
Rusidi, S.I.P., M.M. Arsiparis Ahli Madya DPAD DIY menyambut baik studi banding ini. “Kami tahu YBW UII merupakan Yayasan yang besar, dengan studi banding ini kami dapat berbagi ilmu dan informasi. Arsip bukan sekedar penting tetapi kebutuhan pokok. Rumus penting arsip adalah semakin besar organisasi, banyak arsip yang tercipta”, tuturnya.
Lebih lanjut, Rusidi menjelaskan bahwa arsip setiap Lembaga memiliki kewenangannya sendiri tetapi jika mengacu kepada Pemerintah terdapat empat pilar dalam pengelolaan arsip yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, jadwal retensi arsip (JRA).
- Tata naskah dinas: pedoman penciptaan arsip berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021.
- Klasifikasi arsip: pedoman pemberkasan dan penyimpanan berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012.
- Sistem klasifikasi keamanan dan dan akses arsip dinamis : pencocokan kebijakan dan kewenangan terkait akses arsip berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011.
- Jadwal retensi arsip (JRA): pengelolaan terkait masa berlaku arsip yang disimpan sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2015.
Melalui kegiatan ini, Staf Arsiparis PYBW UII Ibnu Al Hakim, A.Md menyampaikan rasa terimakasih atas studi banding ini. “Terimakasih DPAD DIY, dengan adanya studi banding ini kami berharap ilmu yang didapatkan dapat menjadi bekal untuk pengelolaan arsip di lingkungan PYBW UII agar menjadi lebih baik dan semoga komunikasi yang terjalin dapat ditingkatkan dalam bentuk kerjasama kedepannya”, pungkasnya. (AW-Humas).
